Als bedrijven zaken doen en er vindt een transactie met geld plaats, is het normaal dat er een factuur volgt en dat deze betaald wordt. Welk soort bedrijf u ook bezit, u krijgt te maken met facturen. Toch kan het voorkomen dat uw factuur niet wordt betaald.
Dit is natuurlijk erg frustrerend en er komen al gauw een aantal vragen bij kijken. Hoezo wordt de factuur niet betaald? Hoe zorg ik ervoor dat de factuur alsnog betaald wordt? Hoe vermijd ik dit in de toekomst? Lees verder voor informatie over een aantal stappen die u kunt nemen om dit in de toekomst te vermijden.
Factuur wordt niet betaald, wat kunt u doen?
1. Wat is een factuur?
Een factuur is een papiertje dat een aantal dingen aantoont. Op een factuur staat onder andere een overzicht van de geleverde dienst/product, het bedrag dat de klant hiervoor moet betalen, maar ook persoons- en bedrijfsgegevens. Een factuur is een stukje administratie dat beide partijen informatie verschaft. De factuur wordt opgesteld door de verkoper.
1.1 Wat moet er op een factuur staan?
Zoals net vermeld staan er een hoop dingen op een factuur en daarom is het belangrijk om te weten wat er op een factuur moet staan. Een factuur heeft geen standaard formaat, u kunt deze deels zelf indelen, er zijn echter wel een paar zaken die verwacht mogen worden op een factuur:
- Bedrijfsnaam en adres
- Datum
- Naam en adres van de klant
- Uw btw- en KVK-nummer
- Factuurnummer
- Omschrijving dienst of product
- Geleverde datum
- Het bedrag (exclusief btw)
- Btw-tarief
- Betalingstermijn + verwachtte betaaldatum
2. Hoe ontstaat een betalingsachterstand?
Hoe frustrerend een onbetaalde factuur ook kan zijn, ga niet gelijk van het ergste uit. Klanten willen vaak wel betalen, maar kunnen dit niet. Van welke reden er ook sprake is, het is verstandig dat u rustig blijft en geen overhaaste beslissingen maakt.
Veel voorkomende redenen waarom klanten niet betalen:
- De factuur is kwijt
- De boekhouder is op vakantie
- Tijdelijke geldnood
- De betaling staat gepland, maar is nog niet uitgevoerd
Ga van het positieve uit, want anders gaat het ten koste van je eigen energie én mogelijk ten koste van de band met uw klant. Als facturen niet betaald worden, is een positieve benadering meestal de meest effectieve manier om uw geld alsnog te krijgen.
Factuur wordt niet betaald na afgesproken betalingstermijn? Voor onbetaalde facturen kunt u een aantal stappen zelf ondernemen, voordat u juridische stappen onderneemt. Bekijk de volgende stappen eens.
3. Stappenplan voor klanten die factuur niet betalen
Per situatie geldt een andere procedure eigenlijk, toch zijn er een aantal stappen die u kunt ondernemen om de kans op incasso te vergroten.
Stap 1: Maak duidelijke afspraken en stel een overeenkomst op
Voordat u zelfs maar begint met factureren, is het belangrijk dat u duidelijke afspraken maakt met uw klant. Leg afspraken over uw te leveren diensten en/of te leveren goederen, totale kosten, betalings- en leveringsvoorwaarden vast in een overeenkomst. Als u eenmaal een goede overeenkomst op papier hebt, is het de zaak om deze door de opdrachtgever te laten tekenen voor een akkoord.
Als het akkoord gegeven is en u heeft een dienst verleend of uw goederen afgeleverd, is het tijd om de openstaande factuur zo snel mogelijk te versturen! Zorg ervoor dat alle informatie op de factuur staat en controleer voor de zekerheid op fouten. Een foutloze factuur bespaart u veel tijd.
Vermeld naast de gebruikelijke informatie als kosten de volgende gegevens:
- Levertijd
- Betaaltermijn
- Factuurnummer en datum
- Btw-nummer
Stap 2: Eerste en tweede herinnering
Is de afgesproken betaaltermijn overschreden? Dan is het tijd om actie te ondernemen om na te gaan waarom u het geld nog niet ontvangen heeft. Er kunnen uiteraard meerdere legitieme redenen zijn voor waarom iemand zijn of haar factuur niet betaald, maar laat u niet voor de gek houden. Begin met het versturen van een herinneringsmail, waarin u simpel een vriendelijke herinnering stuurt.
Mocht u 7 dagen na het versturen van deze eerste herinnering geen gehoor hebben gekregen en de factuur is nog steeds niet betaald, pleeg dan een belletje. Bellen is een directere en snellere manier van communiceren. Probeer tijdens dit gesprek te achterhalen waarom er niet betaald is en wanneer zij dit wel gaan doen. Stuur een mail om dit te bevestigen.
Stap 3: Aanmaning
Een aanmaning is niets meer dan een herinnering waarin ‘gedreigd’ wordt met oplopende kosten. Deze kosten noemen we incassokosten. U of een incassobureau moet namelijk veel moeite, werk en tijd stoppen in het verkrijgen van uw geld (het plegen van een incasso). Deze kosten worden, als de klant na deze aanmaning niet betaald, in rekening gebracht bij de klant die nog moet betalen.
Bij het versturen van een e-mail, aanmaning of het plegen van een belletje raden wij u aan altijd formeel, vriendelijk en volledig te zijn. Zorg ervoor dat de communicatie vanuit uw kant helemaal op orde is.
Stap 4: Schakel een incassobureau in
Als uw debiteur na de aanmaning nog steeds niet heeft betaald, kunt u contact opnemen met een incassobureau. Dit wordt vaak als een laatste redmiddel beschouwd. De meeste ondernemers maken gebruik van een incassobureau dat werkt volgens het principe van “no cure, no pay”: als er geen oplossing komt, worden er geen kosten in rekening gebracht.
Een incassobureau is vaak directer en ze weten precies hoe ze moeten omgaan met dit soort situaties, het is immers hun beroep. Een incassobureau is expert in het innen van openstaande schulden/facturen. Mocht het incassobureau niet lukken om de schulden namens u te innen, dan kunnen zij u ondersteunen met het nemen van juridische stappen.
4. Verjaring van de factuur
Wacht niet te lang met het innen van schulden, na vijf jaar is de betaling niet meer wettelijk afdwingbaar. U kunt de verjaringstermijn omzeilen door binnen deze termijn een stopbrief te sturen (hierdoor gaat een nieuwe verjaringstermijn van vijf jaar in) of door een gerechtelijke procedure te starten.
5. Voorkom dat de factuur niet betaald wordt
Voorkomen is beter dan genezen, ook in dit geval zal het u veel geld, tijd en moeite schelen als u wanbetalingen van facturen voorkomt. Er zijn een paar dingen waar u op kunt letten om te voorkomen dat facturen niet betaald worden.
- Duidelijke algemene voorwaarden. Wees in uw facturering en communicatie duidelijk en volledig, op deze manier maakt u geen fouten en weten klanten precies wat ze moeten doen en kunnen verwachten. Daarbij horen goede afspraken over betalingstermijnen, bedragen en algemene voorwaarden.
- Gebruik UBL-facturen. Door UBL-facturen te versturen, maak je de kans op fouten zo klein mogelijk. Deze facturen worden automatisch ingelezen en herkend door boekhoudprogramma’s.
- Doe een Credit Check-Handelsinformatie. Voordat u een klus aanneemt, is het handig om te weten of de andere partij netjes en op tijd betaald. Hier komt een credit check bij kijken. Koning en De Raadt kan deze voor u uitvoeren en levert bedrijfsinformatie van elk bedrijf.
- Zorg voor goed debiteurenbeheer.
6. Een incassobureau inschakelen, wat nu?
Om een goede klantrelatie te behouden of om de kans op incasso te vergroten voelt u zich genoodzaakt om een incassobureau in te schakelen. Dat kan uiteraard!
6.1 Wanneer mag u een incassobureau inschakelen?
Wanneer de factuur niet betaald wordt binnen het afgesproken termijn, kunt u een incassobureau inschakelen. Het is uiteraard verstandig om voordat u ons inschakelt eerst zelf een paar keer met de klant te bellen om te vragen waarom hij de factuur niet betaald heeft. Voor particulieren gelden overigens andere regels.
6.2 Wat doet een incassobureau?
Koning en De Raadt Incasso en Juristen gaat na het ontvangen van u opdracht direct voor u aan de slag. Een incassobureau stelt gelijk uw debiteur op de hoogte van de betalingsachterstand. Reageert uw debiteur niet? Dan bellen wij binnen 2 werkdagen uw debiteur, want een beller incasseert sneller. Wij weten middels onze werkwijze direct wat de situatie van de debiteur is en daarmee kunnen we passende afspraken maken.
