Debiteuren zijn klanten die nog niet hebben betaald. Debiteurenbeheer omvat alle activiteiten die een bedrijf onderneemt om ervoor te zorgen dat klanten hun rekeningen op tijd betalen. Het begint voordat u het contract met uw klant ondertekent, bijvoorbeeld door goede voorwaarden te schrijven, en eindigt wanneer uw geld daadwerkelijk is binnengekomen. Lees verder voor tips voor goed debiteurenbeheer!
Debiteurenbeheer, alles wat u moet weten
1. Essentiële onderdelen van debiteurenbeheer
Het beheren van de debiteuren is dus eigenlijk het managen van nog te ontvangen schulden. Hierbij dienen een aantal stappen doornomen te worden.
- Dien geldige facturen op tijd in
- Herinneringen verzenden
- Bezwaar door debiteuren
- Een laatste herinnering sturen
- Neem contact op met een incassobureau of deurwaarder
- Opstellen van algemene voorwaarden of een koopcontract
2. Waarom is debiteurenbeheer zo belangrijk voor ondernemers?
Helaas heeft iedere ondernemer hiermee te maken: niet-betalende klanten. Goed debiteurenbeheer vergroot de kans dat uw rekeningen snel worden betaald.
En dat is van groot belang. Zolang de rekeningen onbetaald zijn, wordt dit geld geblokkeerd bij uw debiteuren. U kunt het niet uitgeven om uw groeidoelen te bereiken, zoals door middel van investeringen.
Wij raden iedere ondernemer aan om debiteurenbeheer goed te doen. Dit kan betekenen dat ze investeren in een partij die dit voor hun regelt.
3. Goed debiteurenbeheer: hoe doe je dat?
Slecht debiteurenbeheer kan ervoor zorgen dat u het overzicht kwijtraakt, lang wacht op facturen en niet merkt wanneer klanten niet op tijd betalen. Dit vergroot het risico dat uw debiteur de rekening (bewust of onbewust) onbetaald laat.
Maar hoe zorg je ervoor dat debiteuren hun rekeningen op tijd betalen? Het begint met het schrijven van een duidelijke overeenkomst en het doen van goede zaken met uw klant.
Dan is het belangrijk dat u uw facturen op tijd verstuurt. Hoe langer u wacht met het verzenden van uw facturen, hoe langer het automatisch duurt voordat u uw geld ontvangt.
4. Tips voor succesvol debiteurenbeheer
Tip 1: Zorg dat je een duidelijke overeenkomst hebt
Zorg als verkoper dat schriftelijke afspraken duidelijk zijn. Zo voorkomt u misverstanden. Neem de naam, functie en contactgegevens van beide partijen op in de overeenkomst.
Beschrijf de te leveren diensten of goederen. Geef de kosten aan en stel een duidelijke betalingstermijn vast. Stel een levertijd in en geef de voorwaarden op die van toepassing zijn op de transactie.
Tip 2: Maak debiteurenbeheer een regelmatige taak of besteed het uit
Debiteurenbeheer is voor veel ondernemers een tijdrovende en vervelende klus. En toch is het nodig. Plan daarom op één vaste dag per week voldoende tijd voor uw debiteurenbeheer. Dit geeft u de mogelijkheid om facturen op tijd te versturen en uw debiteur te herinneren aan onbetaalde facturen. Hoe meer achterstanden u heeft, hoe groter de kans dat rekeningen lang onbetaald blijven zonder dat u het door heeft.
Mocht u geen tijd, zin of kennis hebben in het beheren van uw debiteuren, besteed het dan uit aan een partij die hier kennis over heeft. Zij zullen alle zorgen wegnemen en zorgen voor een vlekkeloos traject. Debiteurenbeheer uitbesteden? Koning en De Raadt helpt graag!
Tip 3: Stuur uw factuur zo snel mogelijk
Heeft u de afgesproken diensten of producten geleverd? Verstuur de factuur direct. Hoe langer u wacht, hoe groter de kans dat uw debiteur de betaling uitstelt. Vermeld duidelijk een betalingstermijn en het totaalbedrag op de factuur. Zorg ervoor dat de factuur voldoet aan de wettelijke voorschriften.
